ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящим Положением, разработанным в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 83, 2/1852), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 N 1786 » О порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей», определяется порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, — граждане), юридических лиц Республики Беларусь и представительств иностранных организаций (далее — юридические лица), поступившим в аппарат управления либо в филиал ОАО «Дорстройиндустрия» (далее по тексту – Общество).
2. В настоящем Положении применяются термины в значениях, определенных в статье 1 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее — Закон).
3. Действие настоящего Положения не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям заявителей, подлежащим рассмотрению в соответствии с гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством об административных процедурах, иным обращениям, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения, а также на переписку государственных органов, при выполнении ими возложенных на них функций, и юридических лиц в процессе осуществления ими хозяйственной деятельности.
4. Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется ответственным должностным лицом Общества, отдельно от других видов делопроизводства в установленном настоящим Положением порядке.
Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется централизованно, отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, поданным в письменной или устной форме.
Делопроизводство по обращениям юридических лиц, индивидуальных предпринимателей в аппарате управления Общества ведется централизованно.
Порядок ведения делопроизводства по обращениям в филиалах Общества определяется руководителями филиалов в соответствии с настоящим Положением и законодательством.
5. Ответственность за организацию работы с обращениями несет генеральный директор Общества, е6го заместители, руководители филиалов.
Генеральный директор Общества, директора филиалов несут персональную ответственность за организацию личного приема граждан.
ГЛАВА 2
РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
6. Письменные обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей излагаются на белорусском или русском языке и должны отвечать требованиям, установленным законодательством.
7. Поступающие в Общество обращения заявителей регистрируются в день их поступления в установленном настоящим Положением порядке.
Обращения заявителей, поступившие в Общество в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.
Обращения, ошибочно доставленные в аппарат управления Общества (филиал) не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются с пометкой «Ошибочно доставлено».
8.
Регистрация обращений заявителей, за исключением замечаний
и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, осуществляется
с использованием журнальной регистрационно-контрольной формы.
9. Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц содержит реквизиты согласно приложению 1 к настоящему Положению (могут включаться реквизиты, необходимые для обеспечения учета, контроля, анализа работы с обращениями заявителей, поиска документов, связанных с рассмотрением обращений, а также могут исключаться реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи с особенностями рассмотрения обращений заявителей).
10. Конверты от поступивших письменных обращений заявителей сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.
11. Регистрационный индекс письменных обращений граждан состоит начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, А-5), а в обращениях коллективных, анонимных – из букв «Кол», «Ан».
Регистрационный индекс письменных обращений юридических лиц и индивидуальных предпринимателей состоит из букв «ЮЛ» и «ИП» (например, ЮЛ-1).
12. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же филиал либо дважды в аппарат управления Общества, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис (например, А-5-1).
13. При поступлении в Общество электронных обращений, может создаваться его бумажная копия, которая регистрируется в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.
При поступлении в Общество обращений из вышестоящих и иных организаций, средств массовой информации, в журнале регистрации вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, регистрационный номер и дата сопроводительного письма).
14. Обращения заявителей, поступившие в Общество из Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, Департамента «Белавтодор», по которым не требуется направление ответов заявителям, регистрируются и учитываются как поручения вышестоящих органов.
15.Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие на рассмотрение в Общество, вышестоящие организации и хозяйственные общества дорожного хозяйства, учитываются по регистрационным индексом первого обращения с дополнением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис (например, А-5-1).
16. Повторным обращениям, при их поступлении в течение календарного года, присваивается регистрационный индекс первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-5/1). В правом верхнем углу повторных обращений ставится отметка: «Повторно».
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу два и более раза.
17. Обращения, направленные Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, Департаментом «Белавтодор», содержащие требования сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. На таких обращениях в правом верхнем углу проставляется слово «Контроль» или буква «К».
ГЛАВА 3
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
18. Обращения заявителей, в том числе бумажные копии электронных обращений) после регистрации в этот же день передаются на рассмотрение генеральному директору (директору филиала) Общества или заместителю генерального директора (директора), исполняющему его обязанности.
Поручения генерального директора (директора филиала) Общества о дальнейшем рассмотрении обращений заявителей оформляются в форме резолюций и доводится до исполнителей лицом, ответственным за делопроизводство по обращениям.
Согласно резолюции оригинал обращения на бумажном носителе передается первому исполнителю, сканированный экземпляр (копия) рассылается соисполнителям посредством электронной почты (направляется по факсу (почтой).
В зависимости от содержания обращения, руководителем принимается решение о проведении проверки и разрешения обращения; оставлении обращения без рассмотрения; направлении обращения в организацию, к компетенции которой относится решение вопроса, изложенного в обращении; подготовке заявителю ответа в какой государственный орган (организацию) необходимо обращаться; о подготовке заявителю ответа с разъяснением изложенных в обращении вопросов.
19. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах, отзыве заявителями своего обращения, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрение коллективного обращения тридцати и более заявителей с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных и устных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), а также отметка о выдаче предписания и его исполнении должны быть точно и своевременно отражены в регистрационно-контрольной форме.
Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, должны своевременно вноситься в книгу замечаний и предложений.
20. Контроль за рассмотрением обращений заявителей в Обществе ведется с использованием журнала, как регистрационно-контрольной формы.
Для контроля за рассмотрением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, также может использоваться журнал.
21. Контроль за рассмотрением обращений заявителей завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной или устной форме.
Решение о снятии с контроля обращений принимает генеральный директор (директор филиала) или уполномоченные им должностные лица.
22. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации, по находящимся на контроле обращениям заявителей и предписаниям указываются сведения об уведомлении заявителя о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
23. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителю с сопроводительным письмом.
24. Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, — не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.
В случае, если для решения изложенных в обращении вопросов необходимо совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, заявители в пятидневный срок со дня продления срока рассмотрения обращений уведомляются о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращения по существу.
25. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело.
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной форме.
После решения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений, на копии ответа заявителю, остающейся в делопроизводстве общества, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело.
26. Письменные ответы на письменные обращения излагаются на языке обращения, должны быть обоснованными и мотивированными (при необходимости — со ссылками на нормы актов законодательства), содержать конкретные формулировки, опровергающие или подтверждающие доводы заявителей.
В письменных ответах на жалобы в отношении действий (бездействия) общества и его работников должны содержаться анализ и оценка указанных действий (бездействия), информация о принятых мерах в случае признания жалоб обоснованными.
В случае, если в письменных ответах на письменные обращения содержатся решения о полном или частичном отказе в удовлетворении обращений либо об оставлении обращений без рассмотрения по существу, в таких ответах в обязательном порядке указывается порядок их обжалования.
Письменные ответы на письменные обращения подписываются генеральным директором (директором филиала) или уполномоченными им должностными лицами.
27. Обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, при централизованной системе делопроизводства возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц, для централизованного формирования дел.
Обращения юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и документы, связанные с их рассмотрением, при децентрализованной системе делопроизводства формируются в дела у исполнителей.
Копии ответов гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в одно дело и хранятся у должностных лиц, ответственных за ведение и хранение книги замечаний и предложений.
28. Письменные обращения считаются рассмотренными по существу, если решены все изложенные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны четкие и ясные ответы в сроки, установленные законодательством.
Письменные ответы могут не направляться заявителям, если для решения изложенных в обращениях вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии заявителей. Результаты рассмотрения указанных обращений по существу оформляются посредством совершения заявителями соответствующих записей на обращениях либо в книге замечаний и предложений, заверяемых подписями заявителей, или составления отдельного документа, подтверждающего совершение этих действий (выполнение работ, оказание услуг).
29. При отсутствии в обращениях каких-либо рекомендаций, требований, ходатайств, сообщений о нарушении актов законодательства, недостатках в работе Общества (филиала) при наличии в них только благодарности такие обращения принимаются к сведению и ответы на них не направляются.
30. Обращения, в которых не указаны фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина или адрес его места жительства (места пребывания) и (или) мета работы (учебы) либо наименование юридического лица или его место нахождения, отсутствует личная подпись, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех обращений, в которых содержатся сведения о готовящемся, совершаемом либо совершенном преступлении.
31. Повторные обращения (устные и письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются результаты проверок и заявителям даны ответы в порядке, установленном законодательством. При этом заявителю письменно сообщается, что повторное обращение не обоснованно и переписка с ним по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимают генеральный директор (директор) или заместитель, исполняющий его обязанности.
При поступлении повторного обращения от заявителя, переписка с которым прекращена, такое обращение оставляется без рассмотрения по существу и без уведомления об этом заявителя.
32. Если решение вопросов, содержащихся в письменных обращениях не относится к компетенции Общества, то, в течение 5-ти дней, обращения направляется для рассмотрения в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) либо оставляются без рассмотрения по существу и по данным обращениям в тот же срок дается разъяснение, куда и в каком порядке им следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении.
33. В случае, если в обращении наряду с вопросами, относящимися к компетенции Общества, заявителем излагаются вопросы, подлежащие разрешению в других органах государственного управления (организациях), не позднее пятидневного срока в соответствующий орган (организацию) направляется копия обращения с уведомлением об этом заявителя, либо в ответе дается разъяснение, в какой государственный орган (организацию) необходимо обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении.
34. Заявитель имеет право отозвать свое обращение до рассмотрения его по существу путем подачи соответствующего письменного заявления.
В этом случае генеральным директором (директором филиала) или заместителем, исполняющем его обязанности, принимается решение о прекращении по нему производства. Заявителю возвращаются оригиналы документов, приложенных к такому обращению с сопроводительным письмом.
ГЛАВА 3
РАССМОТРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
35. Электронные обращения, поступившие в Общество, подлежат рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений, с учетом особенностей, предусмотренных настоящей главой.
36. Электронные обращения подлежат рассмотрению в Обществе при условии содержания в них: наименования и адреса Общества либо должностного лица Общества, которому направляется обращение; фамилии, имени, отчества заявителя и адреса его места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы); изложения сути обращения; адреса электронной почты заявителя.
Электронные обращения юридических лиц должны содержать: наименование и адрес Общества; должность лица, которому адресовано обращение; полное наименование, местонахождение юридического лица; адрес электронной почты заявителя.
37. Ответ на электронные обращения, а также уведомления заявителей об оставлении их электронных обращений без рассмотрения по существу, прекращении переписки, продления срока рассмотрения обращения либо направлении обращения для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, подписывается генеральным директором (директором филиала) или заместителем, исполняющим обязанности генерального директора (директора) и направляются на адрес электронной почты заявителей, указанной в электронных обращениях.
В случае, если заявитель в своем электронном обращении просит направить письменный ответ (письменное уведомление) либо если в электронном обращении отсутствует адрес электронной почты, а также при принятии решения руководителем о направлении письменного ответа, то на электронные обращения даются письменные ответы (письменные уведомления).
ГЛАВА 4
ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ
38. Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема. Результат решения изложенных в устном обращении вопросов отмечается в регистрационно-контрольной форме, в которой зарегистрированы устные обращения (журнале).
39. Письменные ответы на письменные обращения, в том числе полученные в ходе личного приема, замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, подписываются генеральным директором (директором филиала) или уполномоченными им должностными лицами
40. Генеральный директор (директор филиала) проводят личный прием не реже одного раза в месяц.
Продолжительность личного приема должна составлять не менее 6 часов. Личный прием в эти дни должен начинаться не позднее 8 часов или завершаться не ранее 20 часов.
При необходимости перечень других должностных лиц, которые могут проводить личный прием, определяет генеральный директор Общества (директор филиала).
41. В случае отсутствия по уважительной причине генерального директора (директора филиала), личный прием осуществляет лицо, исполняющее его обязанности.
42. Информация о графике личного приема, порядке осуществления
предварительной записи на прием размещается на стенде «одно окно».
43. При устном обращении заявитель обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность (представитель заявителя должен предъявить также документ, подтверждающий его полномочия) и изложить суть обращения. Если с аналогичным вопросом заявитель уже обращался в Общество, — перед началом личного приема изучаются имеющиеся материалы.
44. Генеральный директор или заместитель генерального директора, исполняющий его обязанности, директор филиала или заместитель директора, исполняющий его обязанности, не имеют права отказать заявителю в личном приеме при обращении его в установленном порядке непосредственно к ним по вопросам, относящимися к компетенции Общества, за исключением случаев, когда заявителю в ходе личного приема уже был дан исчерпывающий ответ на интересующие его вопросы либо когда переписка с этим заявителем по таким вопросам была прекращена.
45. Во время личного приема для обеспечения квалифицированного решения поставленных заявителями вопросов могут привлекаться сотрудники соответствующих структурных подразделений аппарата управления Общества.
46. Учет личного приема и результатов рассмотрения их обращений производится в журнале учета личного приема заявителей согласно приложению 2 к настоящему Положению.
47. В случае если обращение не может быть решено непосредственно во время приема, оно излагается им в письменной форме. Дальнейший его учет, регистрация и рассмотрение ведутся в порядке, установленном для письменных обращений настоящим Положением.
48. Если разрешение вопроса, с которым обратился заявитель на
личном приеме, не относится к компетенции Общества (филиалов), то генеральный директор или
заместитель генерального директора, исполняющий его обязанности, директор филиала или
заместитель директора, исполняющий его обязанности, — не рассматривают
обращение по существу, а заявителю даются разъяснения, в какой государственный орган, иную организацию ему следует
обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении.
49. Ответы на поставленные вопросы объявляются заявителям в ходе
личного приема, и результат их решения отмечается в регистрационно-
контрольной форме, в журнале учета личного приема.
50. При проведении личного приема, по решению генерального директора Общества,
или заместителя генерального директора, исполняющего его обязанности, директора
филиала или заместителя, исполняющего его обязанности, могут применяться
технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка), о чем
заявитель должен быть уведомлен до начала личного
приема.
51. Решение об оставлении устного обращения, изложенного в ходе
личного приема, без рассмотрения по существу объявляется заявителю в ходе личного приема генеральным директором Общества или заместителем генерального директора, исполняющим его обязанности, директором филиала или заместителем директора,
исполняющим его обязанности, проводящим личный прием, с указанием причин принятия такого решения.
ГЛАВА 5
РАССМОТРЕНИЕ ЗАМЕЧАНИЙ И (ИЛИ) ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ВНЕСЕННЫХ В КНИГУ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
- Лицо, ответственное за ведение книги замечаний и предложений, назначается приказом генерального директора Общества (директором филиала).
- Информация о месте нахождения книги замечаний и предложений размещается на стенде «одно окно».
- Делопроизводство по обращениям, внесенных в книгу замечаний и предложений, ведется централизованно.
- Делопроизводство по обращениям, внесенных в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной форме.
- Замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, подлежат рассмотрению в сроки, установленные законодательством для рассмотрения письменных обращений.
- Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или)
предложений, а также отметка о направленном заявителю ответе своевременно вносятся в книгу замечаний и предложений. - Копии ответов заявителям и документы, связанные с
рассмотрением замечаний и (или) предложений, с отметкой об исполнении и направлении в дело хранятся у лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений. - Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года — в течение 5 лет в архиве Общества (филиала).
ГЛАВА 6
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И СДАЧА В АРХИВ
60. Письменные обращения граждан и юридических лиц, документы, связанные с их рассмотрением, могут формироваться как в одно дело, так и в отдельные дела.
61. Дела с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.
62. В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением.
63. Письменные обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
64. При формировании дел с обращениями граждан и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направления обращений и документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются.
65. Дела с обращениями и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в архив Общества (филиала) через год после завершения делопроизводства по ним.
Срок хранения в архиве письменных обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, — 5 лет (в случае неоднократного обращения — 5 лет с даты последнего обращения).
По истечение установленных сроков хранения письменные обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в установленном порядке.
66. При создании бумажных копий электронных обращений их оригиналы в электронном виде сохраняются в случае необходимости подтверждения условий отправки (получения) обращений и (или) использования в справочных и (или) доказательных целях.
ГЛАВА 7
КОНТРОЛЬ РАССМОТРЕНИЯ И РАЗРЕШЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
67. Генеральный директор и его заместители, директор филиала и его заместители осуществляют непосредственный контроль соблюдения установленного законодательством и настоящим Положением порядка рассмотрения обращений.
68. Контроль разрешения обращений возлагается на руководителей филиалов, которым согласно резолюции генерального директора Общества и его заместителей направлено обращение.
69. Контроль за своевременностью рассмотрения обращений в Обществе осуществляется лицом, ответственным за регистрацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, а также ведение и хранение книги замечаний и предложений. О случаях нарушения порядка и сроков рассмотрения обращений ответственное лицо своевременно докладывает генеральному директору или его заместителям.
В филиалах порядок ведения делопроизводства по обращениям определяется директором.
70. В случае, когда обращение не может быть разрешено в срок,
исполнитель заблаговременно докладывает об этом должностному лицу, установившему контроль, и ходатайствует о продлении срока в пределах, установленных пунктом 24 настоящего Положения.
О продлении срока рассмотрения обращения своевременно информируются органы или должностные лица, направившие обращения, а также заявитель.
71. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
72. Обращения ежеквартально систематизируются, анализируются и обобщаются. Результаты отражаются в ведомственной отчетности.
Отчет из филиалов представляется в аппарат управления до 3-го числа, следующего за отчетным периодом. Далее сводный отчет из аппарата управления Общества представляется в Департамент «Белавтодор» Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь до 4-го числа, следующего за отчетным периодом.
Приложение 1 к Положению о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в ОАО «Дорстройиндустрия»
Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц
| Регистрационный индекс N ____ | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы гражданина Наименование и место нахождения юр. лица, адрес электронной почты, контактный телефон | Адрес места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы) гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон | Форма подачи обращения Кол-во листов обращения Кол-во листов приложений | Дата поступления обращения | Даты, индексы <*> повторных обращений | Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма | Тематика | Содержание | Резолюция |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Исполнитель Срок исполнения | Документ направлен на исполнение | Дата направления Срок исполнения Дата исполнения | Ход рассмотрения | Отметка о выдаче предписания и его исполнении | Результат рассмотрения обращения | Дата ответа заявителю № (Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема) | Отметка о снятии с контроля | Документ подшит в дело N |
| 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
———————————
<*> Проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.
Приложение 2 к Положению о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в ОАО «Дорстройиндустрия»
| № п/п | Фамилия, имя, отчество, адрес заявителя | Краткое содержание устного обращения | Фамилия и должность лица, проводившего прием | Содержание поручения | Отметка о результатах приема (принятое решение) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |